Beskyt din forretning
Lær det grundlæggende. Selvom de fleste transaktioner behandles, bogføres og udbetales uden de store problemer, har Visa en effektiv procedure for at løse tvister.
Beskyt din forretning med den rette information
Tvister henviser til tilbageførslen af en transaktions værdi (helt eller delvist) af kortudsteder til indløseren, og typisk af erhvervsbanken til sælger. Tvister kan være omkostningskrævende for den forretningsdrivende. Du kan både miste transaktionens beløb og den købte vare, ligesom du også kan blive pålagt interne administrationsomkostninger.
Sådan løses en tvist
Giv hurtigt de korrekte oplysninger.
Trin 1: Kortindehaver gør indsigelse mod en transaktion
En kortindehaver kontakter sin udsteder for at stille spørgsmål til en hævning på vedkommendes kontoudtog.
Trin 2: Find kvitteringen for transaktionen
Din indløser kontakter dig for at få en præcis kopi af transaktionen.
Trin 3: Send en kopi til din indløser
Fax eller e-mail straks en korrekt og læsbar kopi for at holde gang i processen.
Undgå tvister
Her er et par gode råd.
-
Angiv dine politikker tydeligt på transaktionstidspunktet. Din politik bør være fortrykt på dine kvitteringer; hvis ikke, bør du sørge for at oplyse om politikken på kvitteringen i nærheden af underskriftslinjen, før kunden skriver under. Sørg for, at reglerne kan læses på alle kopier af kvitteringen. Manglende oplysninger om reglerne ved transaktionen kan være en ulempe, hvis kunden forsøger at returnere købet.
-
Aflevér dine kvitteringer og kreditnotaer inden for 1 til 5 dage efter transaktionsdatoen – hold ikke på dem. Manglende indsendelse af kvitteringer inden for en passende tidsramme kan medføre tvister med begrundelsen “sen fremsendelse”.
-
Sørg for, at forkerte kvitteringer gøres ugyldige, og at transaktioner kun gennemføres én gang. Indtastes den samme transaktion flere gange i en terminal, eller afleveres både den forretningsdrivendes kopi og bankens kopi af kvitteringen til din indløser, eller overføres den samme transaktion til mere end én erhvervsbank, kan det medføre tvister med begrundelsen “dobbelttransaktion”.
-
Hvis leveringen af kortindehavers køb bliver forsinket, bør du give kortindehaver besked om forsinkelsen sammen med en ny, forventet leverings- eller servicedato.
-
Gennemfør ikke transaktioner til din erhvervsbank, før du har sendt den relevante vare. Hvis kunder ser en transaktion på deres månedlige kontoudtog fra Visa, før de modtager varen, kan det føre til en tvist, der kunne være undgået.
-
Til clearing og afvikling af en transaktion skal en indløser indsende dét af sælgers navne, der vises mest fremtrædende af den pågældende sælger, og hvormed kortindehavere genkender sælgeren. Den forretningsdrivendes navn er en vigtig faktor, der hjælper kortindehavere med at genkende en transaktion. Brug af det mest fremtrædende viste navn bør minimere tvister som følge af uigenkendelige navne på forretningsdrivende.